Databehandleraftale

i henhold til artikel 28, stk. 3, i forordning 2016/679 (databeskyttelsesforordningen) med henblik på databehandlerens behandling af personoplysninger

mellem

[NAVN]

CVR [CVR-NR]

[ADRESSE]

[POSTNUMMER OG BY]

[LAND]

herefter ”den dataansvarlige”

og

Easyrate ApS

CVR 44471760

Niels Jernes Vej 10 st.

9220 Aalborg Øst

Danmark

herefter ”databehandleren”

der hver især er en ”part” og sammen udgør ”parterne”

HAR AFTALT følgende standardkontraktsbestemmelser (Bestemmelserne) med henblik på at overholde databeskyttelsesforordningen og sikre beskyttelse af privatlivets fred og fysiske personers grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder.

Præambel

1. Disse Bestemmelser fastsætter databehandlerens rettigheder og forpligtelser, når denne foretager behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige.

2. Disse bestemmelser er udformet med henblik på parternes efterlevelse af artikel 28, stk. 3, i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF (databeskyttelsesforordningen).

3. I forbindelse med leveringen af easyrate Flow (automatisk anmeldelses- og feedbacksystem), herunder udsendelse af e-mail/SMS-anmodninger om anmeldelser, drift af webapp og landingssider til modtagelse af ratings og kommentarer, statistik- og rapporteringsfunktioner samt eventuel AI-baseret opsummering af anmeldelser, jf. instruksen i Bilag 1, behandler databehandleren personoplysninger på vegne af den dataansvarlige i overensstemmelse med disse Bestemmelser.

4. Bestemmelserne har forrang i forhold til eventuelle tilsvarende bestemmelser i andre aftaler mellem parterne.

5. Der hører tre bilag til disse Bestemmelser, og bilagene udgør en integreret del af Bestemmelserne.

6. Bilag A indeholder nærmere oplysninger om behandlingen af personoplysninger, herunder om behandlingens formål og karakter, typen af personoplysninger, kategorierne af registrerede og varighed af behandlingen.

7. Bilag B indeholder den dataansvarliges betingelser for databehandlerens brug af underdatabehandlere og en liste af underdatabehandlere, som den dataansvarlige har godkendt brugen af.

8. Bilag C indeholder den dataansvarliges instruks for så vidt angår databehandlerens behandling af personoplysninger, en beskrivelse af de sikkerhedsforanstaltninger, som databehandleren som minimum skal gennemføre, og hvordan der føres tilsyn med databehandleren og eventuelle underdatabehandlere.

9. Bestemmelserne med tilhørende bilag skal opbevares skriftligt, herunder elektronisk, af begge parter.

10. Disse Bestemmelser frigør ikke databehandleren fra forpligtelser, som databehandleren er pålagt efter databeskyttelsesforordningen eller enhver anden lovgivning.

Den dataansvarliges rettigheder og forpligtelser

1. Den dataansvarlige er ansvarlig for at sikre, at behandlingen af personoplysninger sker i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningen (se forordningens artikel 24), databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret og disse Bestemmelser.

2. Den dataansvarlige har ret og pligt til at træffe beslutninger om, til hvilke(t) formål og med hvilke hjælpemidler, der må ske behandling af personoplysninger.

3. Den dataansvarlige er ansvarlig for, blandt andet, at sikre, at der er et behandlingsgrundlag for behandlingen af personoplysninger, som databehandleren instrueres i at foretage.

Databehandleren handler efter instruks

1. Databehandleren må kun behandle personoplysninger efter dokumenteret instruks fra den dataansvarlige, medmindre det kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandleren er underlagt. Denne instruks skal være specificeret i bilag A og C. Efterfølgende instruks kan også gives af den dataansvarlige, mens der sker behandling af personoplysninger, men instruksen skal altid være dokumenteret og opbevares skriftligt, herunder elektronisk, sammen med disse Bestemmelser.

2. Databehandleren underretter omgående den dataansvarlige, hvis en instruks efter vedkommendes mening er i strid med denne forordning eller databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret.

Fortrolighed

1. Databehandleren må kun give adgang til personoplysninger, som behandles på den dataansvarliges vegne, til personer, som er underlagt databehandlerens instruktionsbeføjelser, som har forpligtet sig til fortrolighed eller er underlagt en passende lovbestemt tavshedspligt, og kun i det nødvendige omfang. Listen af personer, som har fået tildelt adgang, skal løbende gennemgås. På baggrund af denne gennemgang kan adgangen til personoplysninger lukkes, hvis adgangen ikke længere er nødvendig, og personoplysningerne skal herefter ikke længere være tilgængelige for disse personer.

2. Databehandleren skal efter anmodning fra den dataansvarlige kunne påvise, at de pågældende personer, som er underlagt databehandlerens instruktionsbeføjelser, er underlagt ovennævnte tavshedspligt.

Behandlingssikkerhed

1. Databeskyttelsesforordningens artikel 32 fastslår, at den dataansvarlige og databehandleren, under hensyntagen til det aktuelle tekniske niveau, implementeringsomkostningerne og den pågældende behandlings karakter, omfang, sammenhæng og formål samt risiciene af varierende sandsynlighed og alvor for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder, gennemfører passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at sikre et beskyttelsesniveau, der passer til disse risici.

Den dataansvarlige skal vurdere risiciene for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder som behandlingen udgør og gennemføre foranstaltninger for at imødegå disse risici. Afhængig af deres relevans kan det omfatte:

• Pseudonymisering og kryptering af personoplysninger

• evne til at sikre vedvarende fortrolighed, integritet, tilgængelighed og robusthed af behandlingssystemer og -tjenester

• evne til rettidigt at genoprette tilgængeligheden af og adgangen til personoplysninger i tilfælde af en fysisk eller teknisk hændelse

• en procedure for regelmæssig afprøvning, vurdering og evaluering af effektiviteten af de tekniske og organisatoriske foranstaltninger til sikring af behandlingssikkerhed.

1. Efter forordningens artikel 32 skal databehandleren – uafhængigt af den dataansvarlige – også vurdere risiciene for fysiske personers rettigheder som behandlingen udgør og gennemføre foranstaltninger for at imødegå disse risici. Med henblik på denne vurdering skal den dataansvarlige stille den nødvendige information til rådighed for databehandleren som gør vedkommende i stand til at identificere og vurdere sådanne risici.

2. Derudover skal databehandleren bistå den dataansvarlige med vedkommendes overholdelse af den dataansvarliges forpligtelse efter forordningens artikel 32, ved bl.a. at stille den nødvendige information til rådighed for den dataansvarlige vedrørende de tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, som databehandleren allerede har gennemført i henhold til forordningens artikel 32, og al anden information, der er nødvendig for den dataansvarliges overholdelse af sin forpligtelse efter forordningens artikel 32.

Hvis imødegåelse af de identificerede risici – efter den dataansvarliges vurdering – kræver gennemførelse af yderligere foranstaltninger end de foranstaltninger, som databehandleren allerede har gennemført, skal den dataansvarlige angive de yderligere foranstaltninger, der skal gennemføres, i bilag C.

Anvendelse af underdatabehandlere

1. Databehandleren skal opfylde de betingelser, der er omhandlet i databeskyttelsesforordningens artikel 28, stk. 2, og stk. 4, for at gøre brug af en anden databehandler (en underdatabehandler).

2. Databehandleren må således ikke gøre brug af en underdatabehandler til opfyldelse af disse Bestemmelser uden forudgående generel skriftlig godkendelse fra den dataansvarlige.

3. Databehandleren har den dataansvarliges generelle godkendelse til brug af underdatabehandlere. Databehandleren skal skriftligt underrette den dataansvarlige om eventuelle planlagte ændringer vedrørende tilføjelse eller udskiftning af underdatabehandlere med mindst 30 dages varsel og derved give den dataansvarlige mulighed for at gøre indsigelse mod sådanne ændringer inden brugen af de(n) omhandlede underdatabehandler(e). Længere varsel for underretning i forbindelse med specifikke behandlingsaktiviteter kan angives i bilag B. Listen over underdatabehandlere, som den dataansvarlige allerede har godkendt, fremgår af bilag B.

4. Når databehandleren gør brug af en underdatabehandler i forbindelse med udførelse af specifikke behandlingsaktiviteter på vegne af den dataansvarlige, skal databehandleren, gennem en kontrakt eller andet retligt dokument i henhold til EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret, pålægge underdatabehandleren de samme databeskyttelsesforpligtelser som dem, der fremgår af disse Bestemmelser, hvorved der navnlig stilles de fornødne garantier for, at underdatabehandleren vil gennemføre de tekniske og organisatoriske foranstaltninger på en sådan måde, at behandlingen overholder kravene i disse Bestemmelser og databeskyttelsesforordningen.

Databehandleren er derfor ansvarlig for at kræve, at underdatabehandleren som minimum overholder databehandlerens forpligtelser efter disse Bestemmelser og databeskyttelsesforordningen.

1. Underdatabehandleraftale(r) og eventuelle senere ændringer hertil sendes – efter den dataansvarliges anmodning herom – i kopi til den dataansvarlige, som herigennem har mulighed for at sikre sig, at tilsvarende databeskyttelsesforpligtelser som følger af disse Bestemmelser er pålagt underdatabehandleren. Bestemmelser om kommercielle vilkår, som ikke påvirker det databeskyttelsesretlige indhold af underdatabehandleraftalen, skal ikke sendes til den dataansvarlige.

2. Hvis underdatabehandleren ikke opfylder sine databeskyttelsesforpligtelser, forbliver databehandleren fuldt ansvarlig over for den dataansvarlige for opfyldelsen af underdatabehandlerens forpligtelser. Dette påvirker ikke de registreredes rettigheder, der følger af databeskyttelsesforordningen, herunder særligt forordningens artikel 79 og 82, over for den dataansvarlige og databehandleren, herunder underdatabehandleren.

Overførsel til tredjelande eller internationale organisationer

1. Enhver overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer må kun foretages af databehandleren på baggrund af dokumenteret instruks herom fra den dataansvarlige og skal altid ske i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningens kapitel V.

2. Hvis overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer, som databehandleren ikke er blevet instrueret i at foretage af den dataansvarlige, kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandleren er underlagt, skal databehandleren underrette den dataansvarlige om dette retlige krav inden behandling, medmindre den pågældende ret forbyder en sådan underretning af hensyn til vigtige samfundsmæssige interesser.

3. Uden dokumenteret instruks fra den dataansvarlige kan databehandleren således ikke inden for rammerne af disse Bestemmelser:

   • overføre personoplysninger til en dataansvarlig eller databehandler i et tredjeland eller en international organisation

   • overlade behandling af personoplysninger til en underdatabehandler i et tredjeland

   • behandle personoplysningerne i et tredjeland

4. Den dataansvarliges instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til et tredjeland, herunder det eventuelle overførselsgrundlag i databeskyttelsesforordningens kapitel V, som overførslen er baseret på, skal angives i bilag C.6.

5. Disse Bestemmelser skal ikke forveksles med standardkontraktsbestemmelser som omhandlet i databeskyttelsesforordningens artikel 46, stk. 2, litra c og d, og disse Bestemmelser kan ikke udgøre et grundlag for overførsel af personoplysninger som omhandlet i databeskyttelsesforordningens kapitel V.

Bistand til den dataansvarlige

1. Databehandleren bistår, under hensyntagen til behandlingens karakter, så vidt muligt den dataansvarlige ved hjælp af passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger med opfyldelse af den dataansvarliges forpligtelse til at besvare anmodninger om udøvelsen af de registreredes rettigheder som fastlagt i databeskyttelsesforordningens kapitel III.

Dette indebærer, at databehandleren så vidt muligt skal bistå den dataansvarlige i forbindelse med, at den dataansvarlige skal sikre overholdelsen af:

• oplysningspligten ved indsamling af personoplysninger hos den registrerede

• oplysningspligten, hvis personoplysninger ikke er indsamlet hos den registrerede

• indsigtsretten

• retten til berigtigelse

• retten til sletning (”retten til at blive glemt”)

• retten til begrænsning af behandling

• underretningspligten i forbindelse med berigtigelse eller sletning af personoplysninger eller begrænsning af behandling

• retten til dataportabilitet

• retten til indsigelse

• retten til ikke at være genstand for en afgørelse, der alene er baseret på automatisk behandling, herunder profilering

1. I tillæg til databehandlerens forpligtelse til at bistå den dataansvarlige i henhold til Bestemmelse 6.3., bistår databehandleren endvidere, under hensyntagen til behandlingens karakter og de oplysninger, der er tilgængelige for databehandleren, den dataansvarlige med:

2. den dataansvarliges forpligtelse til uden unødig forsinkelse og om muligt senest 72 timer, efter at denne er blevet bekendt med det, at anmelde brud på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed, Datatilsynet, medmindre at det er usandsynligt, at bruddet på persondatasikkerheden indebærer en risiko for fysiske personers rettigheder eller frihedsrettigheder

3. den dataansvarliges forpligtelse til uden unødig forsinkelse at underrette den registrerede om brud på persondatasikkerheden, når bruddet sandsynligvis vil medføre en høj risiko for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder

4. den dataansvarliges forpligtelse til forud for behandlingen at foretage en analyse af de påtænkte behandlingsaktiviteters konsekvenser for beskyttelse af personoplysninger (en konsekvensanalyse)

5. den dataansvarliges forpligtelse til at høre den kompetente tilsynsmyndighed, Datatilsynet, inden behandling, såfremt en konsekvensanalyse vedrørende databeskyttelse viser, at behandlingen vil føre til høj risiko i mangel af foranstaltninger truffet af den dataansvarlige for at begrænse risikoen.

6. Parterne skal i bilag C angive de fornødne tekniske og organisatoriske foranstaltninger, hvormed databehandleren skal bistå den dataansvarlige samt i hvilket omfang og udstrækning. Det gælder for de forpligtelser, der følger af Bestemmelse 9.1. og 9.2.

Underretning om brud på persondatasikkerheden

1. Databehandleren underretter uden unødig forsinkelse den dataansvarlige efter at være blevet opmærksom på, at der er sket et brud på persondatasikkerheden.

2. Databehandlerens underretning til den dataansvarlige skal om muligt ske senest 48 timer efter, at denne er blevet bekendt med bruddet, sådan at den dataansvarlige kan overholde sin forpligtelse til at anmelde bruddet på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 33.

3. I overensstemmelse med Bestemmelse 9.2.a skal databehandleren bistå den dataansvarlige med at foretage anmeldelse af bruddet til den kompetente tilsynsmyndighed. Det betyder, at databehandleren skal bistå med at tilvejebringe nedenstående information, som ifølge artikel 33, stk. 3, skal fremgå af den dataansvarliges anmeldelse af bruddet til den kompetente tilsynsmyndighed:

   • karakteren af bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er muligt, kategorierne og det omtrentlige antal berørte registrerede samt kategorierne og det omtrentlige antal berørte registreringer af personoplysninger

   • de sandsynlige konsekvenser af bruddet på persondatasikkerheden

   • de foranstaltninger, som den dataansvarlige har truffet eller foreslår truffet for at håndtere bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er relevant, foranstaltninger for at begrænse dets mulige skadevirkninger.

4. Parterne skal i bilag C angive den information, som databehandleren skal tilvejebringe i forbindelse med sin bistand til den dataansvarlige i dennes forpligtelse til at anmelde brud på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed.

Sletning og returnering af oplysninger

1. Ved ophør af tjenesterne vedrørende behandling af personoplysninger, er databehandleren forpligtet til at slette alle personoplysninger, der er blevet behandlet på vegne af den dataansvarlige og bekræfte over for den dataansvarlig, at oplysningerne er slettet, medmindre EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret foreskriver opbevaring af personoplysningerne.

2. Følgende regler i EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret foreskriver opbevaring af personoplysningerne efter ophør af tjenesterne vedrørende behandling af personoplysninger:

   • Bogføringsloven § 12: Den dataansvarlige er forpligtet til at opbevare regnskabsmateriale i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører. Databehandleren opbevarer i denne periode sådant regnskabsmateriale på den dataansvarliges vegne og alene til dette formål, uanset aftalens ophør, jf. nærmere krav til digitale systemer og opbevaring.

Databehandleren forpligter sig til alene at behandle personoplysningerne til de(t) formål, i den periode og under de betingelser, som disse regler foreskriver.

Revision, herunder inspektion

1. Databehandleren stiller alle oplysninger, der er nødvendige for at påvise overholdelsen af databeskyttelsesforordningens artikel 28 og disse Bestemmelser, til rådighed for den dataansvarlige og giver mulighed for og bidrager til revisioner, herunder inspektioner, der foretages af den dataansvarlige eller en anden revisor, som er bemyndiget af den dataansvarlige.

2. Procedurerne for den dataansvarliges revisioner, herunder inspektioner, med databehandleren og underdatabehandlere er nærmere angivet i Bilag C.7. og C.8.

3. Databehandleren er forpligtet til at give tilsynsmyndigheder, som efter gældende lovgivningen har adgang til den dataansvarliges eller databehandlerens faciliteter, eller repræsentanter, der optræder på tilsynsmyndighedens vegne, adgang til databehandlerens fysiske faciliteter mod behørig legitimation.

Parternes aftale om andre forhold

1. Parterne kan aftale andre bestemmelser vedrørende tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger om f.eks. erstatningsansvar, så længe disse andre bestemmelser ikke direkte eller indirekte strider imod Bestemmelserne eller forringer den registreredes grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder, som følger af databeskyttelsesforordningen.

Ikrafttræden og ophør

1. Bestemmelserne træder i kraft på datoen for begge parters underskrift heraf.

2. Begge parter kan kræve Bestemmelserne genforhandlet, hvis lovændringer eller uhensigtsmæssigheder i Bestemmelserne giver anledning hertil.

3. Bestemmelserne er gældende, så længe tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger varer. I denne periode kan Bestemmelserne ikke opsiges, medmindre andre bestemmelser, der regulerer levering af tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger, aftales mellem parterne.

4. Hvis levering af tjenesterne vedrørende behandling af personoplysninger ophører, og personoplysningerne er slettet eller returneret til den dataansvarlige i overensstemmelse med Bestemmelse 11.1 og Bilag C.4, kan Bestemmelserne opsiges med skriftligt varsel af begge parter.

5. Indgåelse

Disse Bestemmelser, herunder Bilag A–C, udgør en integreret del af parternes aftale og træder i kraft ved Kundens (den dataansvarliges) aftaleindgåelse med Easyrate (databehandleren), herunder online-accept ved checkout eller skriftlig accept af tilbud/ordrebekræftelse.

Ved aftaleindgåelse anses Kunden (den dataansvarlige) for at have tiltrådt Bestemmelserne i deres helhed. Eventuelle kundespecifikke udfyldninger i bilagene kan ske elektronisk og er bindende ved parternes skriftlige bekræftelse (e-mail er tilstrækkeligt).

Hvis en part kræver underskriftsversion, kan parterne efter anmodning udveksle en underskrevet eksemplarversion uden at dette ændrer ikrafttrædelsestidspunktet.

Den senest daterede version har forrang ved uoverensstemmelse mellem eksemplarer.

Kontaktpersoner hos databehandleren

1. Den dataansvarlige kan kontakte databehandleren ved dennes kontaktperson:

Navn Mikkel Routhe

Stilling Stifter & CEO

Telefonnummer +45 22 66 69 69

E-mail hey@easyrate.dk

Bilag A Oplysninger om behandlingen

A.1. Formålet med databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige

Formålet er at levere easyrate Flow til den dataansvarlige: automatiseret indsamling af kundeanmeldelser via e-mail/SMS, drift af webapp/landingssider til modtagelse af ratings og kommentarer, facilitering af besvarelse af Google-anmeldelser, samt statistik/rapportering og eventuel AI-baseret opsummering af anmeldelsestekster for indsigt og kundeserviceforbedring, alt efter den dataansvarliges dokumenterede instruks.

A.2. Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige drejer sig primært om (karakteren af behandlingen)

Behandlingens karakter er som følger, og omfatter:

1. Modtagelse af data fra den dataansvarliges systemer (typisk via webhook/integration) om slutkunders køb/reservationer til brug for tidsrigtig udsendelse af anmeldelsesforespørgsler.

2. Udsendelse af e-mails/SMS’er med anmeldelseslink, leveringstracking samt logning af tekniske hændelser (leveret/åbnet/klik/afmeld).

3. Drift af webapp og landingssider (easylink) til indsamling af stjernerating og fritekstkommentarer fra slutkunder. Funktionalitet kan omfatte konfigurerbar “routing”, hvor slutkunden uanset stjernetal fortsat kan vælge at afgive ekstern anmeldelse (fx Google/Trustpilot).

4. Visning og besvarelse af Google-anmeldelser via integration (hvor aktiveret af den dataansvarlige).

5. Valgfri AI-baseret opsummering/indsigt i anmeldelsestekster (hvis aktiveret) til brug for serviceforbedring; uden træning af tredjepartsmodeller på kundens data ud over det nødvendige efter instruks.

6. Administrator-supportadgang efter instruks til opsætning/fejlsøgning (adgang begrænses og logges i det omfang muligt.

A.3. Behandlingen omfatter følgende typer af personoplysninger om de registrerede:

1. Identifikations- og kontaktdata: fulde navn, e-mailadresse, telefonnummer.

2. Ordre-/reservationsdata til timing og kontekst: ordre-/booking-ID, dato og klokkeslæt, ordretotal/ydelse, virksomheds-/lokationsoplysninger og øvrige relevante metadata fra kundens system (fx restaurantnavn, bekræftelsesnummer, event type).

3. Kommunikations- og brugsdata: udsendelses- og leveringslog for e-mail/SMS, klikdata på landingssider/links, eventuelt svar-/kommentarindhold afgivet af slutkunden via formularen.

4. Kontodata i platformen: virksomhedsnavn, brugerkonti og adgangsadministration for den dataansvarliges medarbejdere (B2B-kontaktoplysninger).

5. Integrationer (kun hvis aktiveret): data nødvendige for Google-reviews besvarelse; Dully/EasyTable webhook-felter nævnt ovenfor; AI-opsummering af den tekst, slutkunden afgiver i anmeldelsen.

6. Særlige kategorier/CPR: ikke påtænkt. Den dataansvarlige må ikke instruere behandling af følsomme oplysninger via Flow. Eventuelle fritekstfelter bør konfigureres, så følsomme oplysninger ikke indsamles.

A.4. Behandlingen omfatter følgende kategorier af registrerede

1. Slutkunder/købere/gæster hos den dataansvarlige, som modtager anmeldelsesforespørgsler og/eller afgiver anmeldelser.

2. Den dataansvarliges medarbejdere/brugere med adgang til platformen (administration/besvarelse/rapportering) – kun almindelige kontaktdata.

A.5. Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige kan påbegyndes efter disse Bestemmelsers ikrafttræden. Behandlingen har følgende varighed

Behandling påbegyndes ved ikrafttræden af Bestemmelserne og fortsætter i aftaleperioden.

Drifts- og kommunikationslogs samt anmeldelsesdata opbevares kun så længe, det er nødvendigt for formålene (udsending, dokumentation, statistik/indsigt) og i overensstemmelse med den dataansvarliges instruks/slettepolitik.

Ved ophør slettes eller tilbageleveres personoplysninger efter instruks, medmindre specifik lovpligt hos den dataansvarlige foreskriver opbevaring (fx bogføringsmateriale hos den dataansvarlige; ikke relevant hos databehandleren for Flow som udgangspunkt).

Standardretention for udsendelses-/anmeldelseslogs anbefales fastsat af den dataansvarlige (fx 12–24 måneder), hvorefter automatisk sletning gennemføres og kan dokumenteres

Bilag B Underdatabehandlere

B.1. Godkendte underdatabehandlere

Ved Bestemmelsernes ikrafttræden har den dataansvarlige godkendt brugen af følgende underdatabehandlere

Underdatabehandlere og integrationer

• NAVN: Dully ApS; CVR: 43866286; ADRESSE: A.C. Meyers Vænge 15, 2450 København SV, Danmark; BESKRIVELSE AF BEHANDLING: POS-integration; sender ordre- og kontaktdata (navn, e-mail, tlf., ordretotal, tidspunkter, metadata) til databehandleren for udsendelse af anmeldelsesforespørgsler.
• NAVN: EasyTable ApS; CVR: 38993891; ADRESSE: Kigkurren 8F, 2300 København S, Danmark; BESKRIVELSE AF BEHANDLING: Reservationsintegration; sender reservations- og kontaktdata (navn, e-mail, tlf., tidspunkter, metadata) til databehandleren for udsendelse af anmeldelsesforespørgsler.
• NAVN: Google Ireland Limited; CVR: Company No. 368047; ADRESSE: Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Ireland; BESKRIVELSE AF BEHANDLING: Google Reviews API; muliggør visning og besvarelse af slutkunders Google-anmeldelser på vegne af kunden.
• NAVN: Resend, Inc.; CVR: EIN 88-2867765; ADRESSE: 2261 Market Street #5068, San Francisco, CA 94114, USA; BESKRIVELSE AF BEHANDLING: E-mail-gateway; udsendelse af anmeldelses-e-mails og behandling af leverings-/åbningslogs.
• NAVN: InMobile ApS; CVR: 29171565; ADRESSE: Vestre Havnepromenade 1, 1., 9000 Aalborg, Danmark; BESKRIVELSE AF BEHANDLING: SMS-gateway; udsendelse af anmeldelses-SMS’er og behandling af leveringslogs.

Ved Bestemmelsernes ikrafttræden har den dataansvarlige godkendt brugen af ovennævnte underdatabehandlere for den beskrevne behandlingsaktivitet. Databehandleren må ikke – uden den dataansvarliges skriftlige godkendelse – gøre brug af en underdatabehandler til en anden behandlingsaktivitet end den beskrevne og aftalte eller gøre brug af en anden underdatabehandler til denne behandlingsaktivitet.

B.2. Varsel for godkendelse af underdatabehandlere

Den dataansvarlige giver generel skriftlig godkendelse til, at databehandleren kan benytte underdatabehandlere, jf. Bilag B og punkt 7 ovenfor.

Databehandleren varsler tilføjelse/udskiftning min. 15 dage før ibrugtagning med angivelse af navn, formål, datatyper og behandlingslokation(er).

Den dataansvarlige kan inden for varslingsperioden gøre saglig indsigelse.

Ved akutte forhold, der er nødvendige for drift/sikkerhed, kan databehandleren midlertidigt ibrugtage en underdatabehandler, mod straks varsel og fuldt varsel snarest muligt; den dataansvarlige bevarer ret til efterfølgende indsigelse.

Bilag C Instruks vedrørende behandling af personoplysninger

C.1. Behandlingens genstand/instruks

Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige sker ved, at databehandleren udfører følgende:

Databehandleren behandler personoplysninger på vegne af den dataansvarlige i forbindelse med levering og drift af easyrate Flow og tilknyttede platformsfunktioner (webapp og easylink-landingssider).

Behandlingen omfatter følgende aktiviteter efter dokumenteret instruks:

1. Modtagelse af data fra den dataansvarliges systemer (typisk via webhook/integration fra fx ordre-, booking- eller POS-/reservationssystemer) med henblik på tidsrigtig udsendelse af anmeldelsesforespørgsler via e-mail og/eller SMS.

2. Udsendelse af e-mail/SMS med anmeldelseslink samt teknisk leverings- og interaktionslogning (leveret/åbnet/klik/afmeld).

3. Drift af webapp og landingssider (easylink) til indsamling af stjernerating og fritekstkommentarer fra slutkunder. Funktionalitet kan omfatte konfigurerbar “routing”, hvor slutkunden uanset stjernetal fortsat kan vælge at afgive ekstern anmeldelse (fx Google/Trustpilot).

4. Muliggørelse af visning og besvarelse af Google-anmeldelser for den dataansvarlige via godkendt integration, hvis aktiveret.

5. Generering af statistik og rapporter (fx antal anmeldelser, gennemsnitlig rating, svarprocent, kanalperformance og ekstern anmeldelsessammenfatning).

6. Valgfri AI-baseret opsummering/indsigt af anmeldelsestekster, hvis aktiveret af den dataansvarlige, alene til service- og kvalitetsforbedring for den pågældende konto og uden anvendelse til træning på tværs af kunder.

7. Administrator-/supportadgang til kontoen efter instruks (opsætning, fejlsøgning, håndtering af sikkerhedshændelser); adgang begrænses til nødvendigt omfang og logges, hvor teknisk muligt.

Datatyper:

1. Identifikations- og kontaktdata (fulde navn, e-mail, telefon).

2. Ordre-/reservationsdata til timing og kontekst (ordre-/booking-ID, dato/klokkeslæt, ordretotal/ydelse, virksomheds-/lokationsoplysninger samt relevante metadata).

3. Kommunikations- og brugsdata (leverings- og åbningslogs for e-mail/SMS, klikdata på landingssider/links, stjernerating og fritekstkommentarer).

4. B2B-bruger- og kontodata (virksomhedsnavn, brugere og adgangsadministration).

5. Integrationsdata når aktiveret (fx Google Reviews data nødvendig for besvarelse).

C.1.1. Kategorier af registrerede: slutkunder/købere/gæster hos den dataansvarlige samt den dataansvarliges medarbejdere/brugere i platformen (kontaktdata). Særlige kategorier af oplysninger og CPR-numre er ikke påtænkt og må ikke behandles via Flow; fritekstfelter bør konfigureres, så følsomme oplysninger ikke indsamles.

C.1.2. Varighed: Behandlingen påbegyndes ved aftalens ikrafttræden og fortsætter i aftaleperioden. Opbevaringsperioder for logs/anmeldelsesdata følger den dataansvarliges sletteinstruks.

C.1.3. Underdatabehandlere/integrationer (eksempler når godkendt og aktiveret): Dully (POS), EasyTable (reservationer), Google Reviews, e-mail-gateway, SMS-gateway. Brug af underdatabehandlere sker i overensstemmelse med den til enhver tid godkendte liste og varslingsprocedurer.

Instruksprincipper: Databehandleren handler alene efter dokumenteret instruks og ændrer ikke den dataansvarliges egne tekster/konfigurationer. Databehandleren anvender kun personoplysninger til ovenstående formål og kun med godkendte underdatabehandlere

C.2. Behandlingssikkerhed

Sikkerhedsniveauet skal afspejle, at der i et skaleret, cloud-baseret SaaS-miljø behandles almindelige personoplysninger (kontakt- og transaktionsnære data) via integrations-webhooks, e-mail/SMS-kanaler og offentlige anmeldelsesplatforme.

Risici relaterer sig navnlig til uautoriseret adgang, tab af fortrolighed/integritet, misbrug af leverings- og kliklogs, phishing samt tjenestenedbrud.

Da der som udgangspunkt ikke behandles særlige kategorier, etableres et forhøjet, passende sikkerhedsniveau egnet til at beskytte registreredes rettigheder og frihedsrettigheder under hensyn til behandlingens karakter, omfang, sammenhæng og formål samt de identificerede risici.

Databehandleren er herefter berettiget og forpligtet til at træffe beslutninger om, hvilke tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, der skal gennemføres for at etableret det nødvendige (og aftalte) sikkerhedsniveau.

Nedenstående foranstaltninger angiver nuværende praksis og målsætninger. Databehandleren kan justere foranstaltninger risikobaseret uden at forringe det overordnede beskyttelsesniveau og uden at love automatik, der ikke foreligger.

1. Pseudonymisering og kryptering

   • Obligatorisk transportkryptering (TLS 1.2+, HTTPS eller højere) for alle eksterne forbindelser (webhooks, API-kald, webapp).

   • Webapp-databasen (MongoDB Atlas) er krypteret i hvile som standard hos leverandøren, inkl. backups.

   • Review backend-databasen (egen server) er beskyttet via adgangskontrol (SSH med nøgle/adgangskode); fuld diskkryptering er endnu ikke aktiveret. Databehandleren tilstræber at indføre fuld diskkryptering fremadrettet som led i løbende forbedringer.

   • Maskering/pseudonymisering af identifikatorer i drifts- og sikkerhedslogs, hvor det er foreneligt med driftsbehov.

2. Fortrolighed, integritet, tilgængelighed og robusthed

   • Adgangsstyring efter mindst-privilegium og rollebaserede rettigheder; MFA/2FA er planlagt og indføres fremadrettet; indtil implementering anvendes styrkede adgangskontroller (rollebaseret adgang og nøglestyring).

   • Adgangskoder hashes med salt (scrypt via BetterAuth). Øvrige personoplysninger lagres som udgangspunkt i klartekst i databasen, men er beskyttet bag login og adgangskontrol.

   • Miljøseparation (dev/test/prod), sikker standardkonfiguration og løbende patch-/sårbarhedshåndtering.

   • Rate-limitering, inputvalidering og WAF/beskyttelse på eksterne endpoints.

   • Logning med integritetsbeskyttelse og tidsstempling til hændelsesdetektion.

3. Genopretning og beredskab

   • Webapp-databasen: backup hver 6. time. Review backend: daglig backup. Backups opbevares i 1 uge.

   • Der gennemføres ikke planlagte, periodiske gendannelsestests; gendannelse udføres manuelt ved behov, og tests kan iværksættes ad hoc efter anmodning eller ved væsentlige ændringer.

   • Målsætninger for genopretning (RPO/RTO) fastsættes og følges risikobaseret; p.t. tilstræbes RPO ≈ 24 timer og RTO ≈ 24 timer for kernefunktioner uden garanti og med mulighed for justering efter den dataansvarliges instruks.

   • Formaliseret incident response-proces; underretning til den dataansvarlige uden unødig forsinkelse ved brud, inkl. relevante logudtræk.

4. Regelmæssig afprøvning, vurdering og evaluering

   • Penetrationstest/tekniske sikkerhedstests vurderes og gennemføres risikobaseret, herunder ved væsentlige ændringer; årlig test tilstræbes, men er ikke garanteret.

   • Beredskabsøvelser og ledelsesreviews gennemføres efter behov og risikovurdering; faste halvårlige øvelser er ikke fastlagt.

5. Adgang via internettet

   • Adgang til platformen udelukkende via HTTPS; sikre sessioner og moderne sessionstyring.

   • Supportadgang kun efter dokumenteret instruks eller ved akutte forhold; tids- og omfangsbegrænset og logget, hvor teknisk muligt.

   • Kundens brugeradministration skal understøtte stærke adgangskoder, nulstilling og hurtig lukning af adgange.

6. Beskyttelse under transmission

   • Autentificerede og/eller signerede webhooks/API-kald med nøglers/hemmelighedens rotation og, hvor muligt, IP-begrænsning.

   • E-mail udsendes via godkendt gateway med SPF/DKIM/DMARC; SMS via godkendt udbyder med leveringsrapporter.

7. Beskyttelse under opbevaring

   • Dataminimering i felter og logs; ingen lagring af følsomme oplysninger.

   • Retentions- og slettepolitikker pr. datakategori i overensstemmelse med den dataansvarliges instruks; automatiserede slettejobs og verificeret sletning ved ophør.

   • Sletning i operative systemer afspejles ved udløb af backup-retention.

8. Fysisk sikring

   • Anvendelse af datacentre/leverandører med dokumenteret fysisk sikkerhed og adgangskontrol; lokal hardware (fx bærbare) fulddiskkrypteres og administreres centralt.

9. Hjemme-/fjernarbejdspladser

   • Kun administrerede og krypterede enheder med opdateret software; MFA til interne systemer tilstræbes; indtil implementering anvendes styrkede adgangskontroller.

   • Forbud mod lokal lagring af kundedata på ukontrollerede enheder; sikre netværk/VPN ved administrative adgange.

10. Logning

    • Centraliseret og beskyttet logning af adgangs-, ændrings- og sikkerhedshændelser i platform, databaser, integrationslag og supportsessioner.

    • Tidsserver-synkronisering og detektionsregler; logopbevaring i en aftalt periode (typisk mindst 6 måneder) efterfulgt af sikker sletning.

11. Underdatabehandlere og dataoverførsler

    • Kun anvendelse af specifikt godkendte underdatabehandlere til de beskrevne aktiviteter med forudgående varsel om ændringer og indsigelsesret for den dataansvarlige.

    • For eventuelle tredjelandsadgange/overførsler etableres gyldigt overførselsgrundlag og nødvendige supplerende foranstaltninger, før ibrugtagning.

12. Misbrugsforebyggelse ved routing/anmeldelser

    • Forebyggelse og detektion af misbrug via rate-limitering, mønstergenkendelse og misbrugsregler.

    • Understøttelse af gennemsigtig brugerinformation på relevante skærmbilleder efter den dataansvarliges instruks.

Denne sikkerhedsinstruks udgør minimumskravene; mere vidtgående foranstaltninger kan implementeres efter den dataansvarliges dokumenterede instruks eller som led i databehandlerens løbende forbedringer. Eventuelle særlige krav til opbevaringsperioder, lokaliteter for behandling, tredjelandsoverførsler, bistand ved registreredes rettigheder og revisions-/inspektionsprocedurer beskrives i de øvrige underafsnit af bilagene og gælder forud for nærværende, hvis mere specifikke.

C.3 Bistand til den dataansvarlige

Databehandleren skal så vidt muligt – inden for det nedenstående omfang og udstrækning – bistå den dataansvarlige i overensstemmelse med Bestemmelse 9.1 og 9.2 ved at gennemføre følgende tekniske og organisatoriske foranstaltninger:

Bistanden omfatter tekniske og organisatoriske foranstaltninger, der er tilpasset databehandlerens platform (Flow, webhooks, e-mail/SMS, landingssider, Google-integration og eventuel AI-opsummering), således at den dataansvarlige kan opfylde sine forpligtelser efter databeskyttelsesreglerne.

C.3.1. Omfang og udstrækning af bistanden

1. Registreredes rettigheder: Understøttelse af indsigts-, berigtigelses-, slette-, begrænsnings-, dataportabilitets- og indsigelsesanmodninger, herunder identifikation, lokalisering, eksport, rettelse og/eller sletning af relevante poster i platformen og tilknyttede logs.

2. Sikkerhedsbrud og hændelser: Hurtig varsling, teknisk analyse, afgrænsning af berørte data, udtræk af relevante logspor og bidrag til indberetningsgrundlag. Koordination med eventuelle underdatabehandlere.

3. Konsekvensanalyse (DPIA) og forhåndshøring: Levering af nødvendige systembeskrivelser, dataflowdiagrammer, beskrivelse af sikkerhedsforanstaltninger, testresultater og risikovurderinger til brug for den dataansvarliges DPIA.

4. Sikkerhed og compliance: Understøttelse af adgangsstyring, ændringsstyring, verifikation af slettejobs/retention, gendannelsestest, samt begrundet dokumentation for implementerede foranstaltninger.

5. Overførsler og underdatabehandlere: Oplysninger om lokationer, overførselsgrundlag og supplerende foranstaltninger; varsling og håndtering af indsigelser i overensstemmelse med aftalen.

6. Transparens og kommunikation: Skabeloner/”best practice”-tekster til kundens oplysningspligt om anmeldelsesflow, routinglogik og brug af kommunikationskanaler, så den dataansvarlige kan informere registrerede korrekt.

7. Revision og tilsyn: Rimelig adgang til relevant dokumentation og samarbejde ved audits/tilsyn, herunder standardiserede attestationer, rapportuddrag og tekniske beviser for udførte kontroller.

C.3.2. Specifikke tekniske og organisatoriske foranstaltninger

1. Dataudtræk og portabilitet: Dataudtræk og portabilitet understøttes manuelt på anmodning, hvor teknisk muligt, i almindeligt anvendte formater (CSV/JSON) pr. registreret, pr. tidsinterval og pr. datakategori. Søgning sker på nøglefelter (navn, e-mail, telefon, ordre-/booking-ID) med verifikation af entydigt match.

2. Berigtigelse og sletning: Funktioner til rettelse af fejlagtige kontaktoplysninger samt målrettet sletning/anonymisering af anmeldelses- og kommunikationsdata pr. registreret og pr. dataset.

Understøttelse af suppression-lister, så registrerede kan markeres for “ingen kontakt”, uden at nødvendige stopmarkeringer slettes.

Viderekald/sletning hos relevante underdatabehandlere gennemføres manuelt på anmodning, hvor teknisk muligt; kvittering gives, hvor leverandøren understøtter dette.

1. Begrænsning og indsigelse: Flagging af profiler/poster som “begrænset behandling” med teknisk håndhævelse (ingen udsendelser, ingen analyser) indtil afklaring.

2. Dataportabilitet: Struktureret eksport af brugerafgivne data (anmeldelsestekst, stjernerating) og de kontaktdata, den dataansvarlige har indlagt, i maskinlæsbare formater.

3. Logning og dokumentation: Udtræk af adgangs- og ændringslogs (administratortilgange, supportsessioner, API-kald, webhook-events) for relevante perioder til brug for besvarelse af anmodninger/tilsyn.

4. Sikkerhedsbistand: Incident-response samarbejde inkl. isolering af berørte komponenter, gennemgang af autentifikatorer/nøgler, rotation og validering af gendannelser.

Statusuddrag over udførte sikkerhedskontroller stilles til rådighed i det omfang, sådanne foreligger; ellers udleveres relevant dokumentation ad hoc efter anmodning.

1. DPIA-understøttelse: Levering af ajourførte beskrivelser af formål, datatyper, behandlingsaktiviteter, systemarkitektur, dataflow inkl. underdatabehandlere, retention og sikkerhedsforanstaltninger.

2. Overførsler/underdatabehandlere: Oplysninger om behandlingslokationer, tekniske foranstaltninger og overførselsgrundlag; koordination af kundens indsigelser og ændringsvinduer efter aftalen.

3. Transparens ved routing/anmeldelser: Tilbyde standardiserede UI-moduler/hjælpetekster, som kunden kan aktivere til at informere om, at både positive og negative anmeldelser kan publiceres eksternt, og hvordan behandling/logik fungerer.

4. Tidsfrister og kanaler: Etablering af supportkanal og målsatte svartider for registrerede-anmodninger og brudshåndtering, med prioritering ved frister fastsat i lovgivningen.

5. Bevis for efterlevelse: Stille rimelige beviser til rådighed (konfigurationsuddrag, logeksempler, kontrolrapporter), i det omfang disse ikke kompromitterer sikkerheden for andre kunder eller for platformen.

C.3.3. Begrænsninger og forudsætninger

Bistand ydes inden for platformens tekniske muligheder og forudsætter den dataansvarliges klare instruks, relevante søgekriterier og berettigelse. Foranstaltninger hos underdatabehandlere kan være betinget af disses funktionalitet og svartider.

Omkostninger ved ekstraordinære eller ikke-standardiserede anmodninger kan faktureres efter aftale, når de går ud over det, der med rimelighed kan forventes.

C.4 Opbevaringsperiode/sletterutine

Databehandleren opbevarer personoplysninger kun så længe, det er nødvendigt for at levere easyrate Flow og tilknyttede funktioner efter den dataansvarliges dokumenterede instruks samt i overensstemmelse med aftalte formål og slettepolitik.

Standardopbevaring

1. Kontakt- og leverings-/interaktionsdata (e-mail/SMS-logs, åbnings- og klikdata) opbevares i en drifts- og dokumentationsperiode fastsat af den dataansvarlige; som udgangspunkt maksimalt 12 måneder, med mulighed for kortere eller længere periode efter specifik instruks.

2. Anmeldelsesdata (stjerner og fritekst) opbevares, så længe den dataansvarlige har et sagligt behov til dokumentation, kundeservice og statistik; som udgangspunkt maksimalt 24 måneder, med mulighed for tilpasning pr. konto efter instruks.

3. B2B-bruger- og kontodata opbevares så længe kundeforholdet består og i en kort periode efter ophør til afvikling og dokumentation (typisk 30–90 dage).

Sletning/anonymisering

1. Automatiserede slettejobs kører efter de fastlagte perioder pr. datakategori; data slettes eller anonymiseres irreversibelt, så de ikke kan henføres til en identificerbar fysisk person.

2. Understøttelse af målrettet sletning på registreret-niveau (kontaktoplysninger, logs og anmeldelsesdata) efter instruks, inklusive viderekald til relevante underdatabehandlere, hvor teknisk muligt.

3. Suppressions-/blokkeringslister opbevares særskilt og minimalt for at sikre, at registrerede ikke kontaktes igen, uden at bevare unødvendige data.

Dataeksport og grace-periode ved ophør

1. Ved ophør stiller databehandleren i op til 30 dage adgang til eksport af kundedata i standardformat til rådighed eller leverer data efter nærmere aftale. Herefter slettes eller arkiveres data i henhold til slettepolitikken.

2. Efter udløb af grace-perioden igangsættes endelig sletning/anonymisering inkl. relevante backups efter deres udløbscyklus.

Backups

1. Backups gennemføres for webapp-databasen hver 6. time og for review backend dagligt. Backups opbevares i 1 uge. Sletning i operative systemer afspejles ved udløb af backup-retention.

Den dataansvarlige kan til enhver tid instruere kortere eller længere opbevaringsperioder inden for lovens rammer. Ved ophør sletter eller tilbageleverer databehandleren personoplysninger i overensstemmelse med instruks og de aftalte vilkår.

C.5 Lokalitet for behandling

Behandling finder som udgangspunkt sted i EU/EØS i databehandlerens cloud-driftsmiljø og hos godkendte underdatabehandlere.

Konkrete behandlingslokationer og roller fremgår af underdatabehandlerlisten (Bilag B) og kan omfatte:

1. Databehandlerens EU-hostede cloudmiljø til applikation, database, logning og backup.

2. Dully ApS og EasyTable ApS (Danmark/EU) for webhook-/reservations- og POS-integrationer, når aktiveret.

3. Google Ireland Limited (Irland/EU) for Google Reviews-integration, når aktiveret.

4. InMobile ApS (Danmark/EU) for SMS-gateway, når aktiveret.

5. Resend, Inc. (tredjeland; se C.6) for e-mail-gateway, når aktiveret.

Behandling på andre lokaliteter eller hos andre enheder end de specifikt godkendte i Bilag B må ikke finde sted uden den dataansvarliges forudgående skriftlige godkendelse og opdatering af Bilag B.

C.6 Instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til tredjelande

Databehandleren må alene foretage overførsel af personoplysninger uden for EU/EØS i det omfang og til de modtagere, som til enhver tid er godkendt i Bilag B. Alle overførsler skal ske i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningens kapitel V og baseres på et gyldigt overførselsgrundlag (fx EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser) med egnede supplerende foranstaltninger efter en dokumenteret risikovurdering. Ingen overførsel til tredjelande må finde sted uden den dataansvarliges forudgående skriftlige godkendelse og opdatering af Bilag B.

Hvis den dataansvarlige ikke i disse Bestemmelser eller efterfølgende giver en dokumenteret instruks vedrørende overførsels af personoplysninger til et tredjeland, er databehandleren ikke berettiget til inden for rammerne af disse Bestemmelser at foretage sådanne overførsler.

C.7 Procedurer for den dataansvarliges revisioner, herunder inspektioner, med behandlingen af personoplysninger, som er overladt til databehandleren

Den dataansvarlige fører som udgangspunkt tilsyn ved gennemgang af databehandlerens skriftlige dokumentation, herunder sikkerheds- og procesbeskrivelser samt relevante rapportuddrag og eventuelle uafhængige erklæringer, der stilles til rådighed i rimeligt omfang efter anmodning. Yderligere revisioner aftales på forhånd og varsles skriftligt med mindst 30 dage med angivelse af formål, omfang, ønsket dokumentation og deltagere, og gennemføres som fjernbaseret gennemgang, interviews og skærmdeling.

Fysisk inspektion kan kun finde sted, hvis det er strengt nødvendigt, og formålet ikke med rimelige midler kan opnås på anden måde. Adgang begrænses til oplysninger, der er nødvendige for at vurdere overholdelse, og omfatter ikke kildekode, oplysninger om andre kunder eller sikkerhedskritiske konfigurationer, der kan kompromittere platformens sikkerhed.

Der kan højst gennemføres én planlagt revision pr. 12-måneders periode; ekstraordinære tilsyn kan finde sted ved dokumenteret mistanke om væsentligt brud. Revisioner gennemføres inden for normal arbejdstid og uden unødigt at forstyrre driften. Den dataansvarlige afholder egne omkostninger; databehandleren stiller rimelige ressourcer vederlagsfrit til rådighed for standardtilsyn, mens ekstraordinære eller omfattende anmodninger, herunder on-site inspektioner, leveres mod betaling efter medgået tid på grundlag af forudgående godkendt estimat.

Alt revisionsmateriale behandles fortroligt og må alene anvendes til tilsynsformål, og eventuelle kopier slettes efter endt revision.